Come organizzare e mantenere in ordine i documenti cartacei e digitali

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Photo credit: Jorg Greuel - Getty Images
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La vita è troppo breve per archiviare i documenti?

Io credo, piuttosto, il contrario: la vita è troppo breve per sprecarla, cercando soluzioni a problemi che non si avrebbero se solo avessimo messo e tenuto in ordine i documenti importanti.

Oggi, per fortuna, grazie alla massiccia digitalizzazione da parte delle aziende private, ma anche della Pubblica Amministrazione, è sempre più difficile perdersi bollette o pagamenti da fare (di contro abbiamo decine e decine di account – uno per ciascun ente, più o meno – con altrettante password da gestire).

Banche, servizi di energia elettrica e altre utenze si sono aggiornate e non riceviamo più la bolletta o l'estratto conto cartaceo. Tuttavia spesso siamo noi a stampare proprio questi documenti, perché ancora non ci siamo abituati a non avere una copia cartacea di quello che riceviamo in digitale.

Ecco perché, in certi casi, archiviare i documenti risulta ancora necessario.

Poi, che sia un compito piacevole è ampiamente discutibile, ma farlo con un obiettivo e una strategia può almeno aiutare a trovare dentro di sé la motivazione per imbarcarsi in questa impresa.

COME ORGANIZZARE I DOCUMENTI

Qui sotto trovi quindi una piccola guida step by step per aiutarti a domare i tuoi documenti, a partire da quella pila di scartoffie non archiviate che hai lì sul tavolo.

S.O.S PILA DI SCARTOFFIE

  • Prendi la pila di documenti che devi ancora archiviare e scegli un giorno e un orario da dedicare a questo lavoro

  • In quell’occasione, analizza ciascun documento e inizia a impilarli secondo le categorie più funzionali per te, per esempio: “da archiviare”, “da buttare”, “da fare”.

  • Se l’azione legata a ciascun documento comporta meno di 5 minuti, falla subito e sposta i documenti nella pila “da archiviare” o “da buttare”.

  • Una volta smaltiti i documenti che si erano accumulati sulla tua scrivania, è il momento di impostare un sistema infallibile per non ricadere più nella stessa situazione.

COME MANTENERE I DOCUMENTI IN ORDINE

Se ti interessa creare un sistema che ti permetta di mantenere in ordine quello che hai creato, puoi provare con questi suggerimenti:

  • Decidi un momento della settimana in cui archiviare i documenti

  • trova la soluzione adatta a te per calendarizzare i documenti e gestirne il flusso: devi creare una routine

  • trova un luogo nella tua casa per i tuoi raccoglitori e per i documenti in attesa di essere gestiti e archiviati e, perché no, anche dei bei faldoni che ti invitino a mantenere in ordine il tuo archivio

  • decidi subito appena ti trovi un documento tra le mani cosa ne devi fare e non rimandare!

GO PAPERLESS: COME ARCHIVIARE IN DIGITALE

Se vuoi fare il passaggio successivo e creare un archivio paperless, ecco alcuni ulteriori consigli:

  • definisci quale piattaforma e quali strumenti destinare all’archiviazione digitale: un servizio cloud, un hard disk esterno o eventualmente una app apposita.

  • parti dai documenti più importanti (carte d’identità, atti notarili, mutui, dichiarazioni fiscali) e piano piano digitalizza tutti i documenti rilevanti per te e per la tua famiglia;

  • Una volta che li hai digitalizzati, puoi iniziare a organizzarli in cartelle e sottocartelle, secondo le categorie più funzionali per te. Normalmente si parte da una macro-categoria per entrare sempre più nel dettaglio.

Se utilizzi una piattaforma cloud puoi condividere l’archivio digitale con altre persone, in maniera che possano a loro volta aggiungervi documenti o recuperarli in maniera totalmente autonoma. Questa è una soluzione ideale quando ci si occupa di un archivio familiare o di lavoro.

Tuttavia, le possibilità d'intervento delle persone che hanno accesso all’archivio dipenderanno dai permessi che verranno loro concessi, per cui sarà molto importante fare le dovute valutazioni prima di inviare il link di condivisione a chiunque.

Se riesci a impostare un sistema a tua misura, archiviare i documenti non sarà più un peso, ma anzi una pratica naturale e a cui dovrai buona parte della tua serenità quotidiana.

Stefania Di Mascolo - professional organizer, Organizzatamente

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