Guida allo smart working efficace

Di Stefania Di Mascolo
·3 minuto per la lettura
Photo credit: Construction Photography/Avalon - Getty Images
Photo credit: Construction Photography/Avalon - Getty Images

From ELLE

La situazione di emergenza sanitaria attuale ha portato con sé cambiamenti e situazioni nuove a cui abbiamo dovuto per forza di cose adattarci. Tra queste, il "lavoro agile" ha colto molti lavoratori impreparati. Se qualche grande azienda si era già organizzata e permetteva ai suoi dipendenti di lavorare da casa in alcune circostanze, per le piccole-medie imprese tutto questo è stato un grosso cambiamento. Lo è stato anche per chi era già abituato a lavorare da casa ma che, in una situazione normale, non si sarebbe trovato con figli e partner nella stessa abitazione durante l’orario d’ufficio (con tutte le conseguenze che questo comporta). Ma non è questa l’unica difficoltà. Il lavoro da casa, infatti, rischia anche di risucchiare molto più tempo alla sfera privata. Ecco perché è importante prendersi un momento per progettare la giornata lavorativa, cercando di mantenere una distinzione tra lavoro e tempo libero, tutelando il proprio benessere.

COME ORGANIZZARE LA GIORNATA DI LAVORO A CASA: DELIMITARE IL TEMPO

Il primo passo verso un sano rapporto con lo smart working è definire chiaramente gli orari lavorativi e i momenti di pausa, appuntandoli sul calendario e rendendone partecipi colleghi, collaboratori e familiari. Per delimitare le sessioni lavorative può essere utile creare un piccolo rituale, che ne segni appunto l’inizio e la fine: per esempio accendere una candela profumata quando la sessione inizia e riordinare la scrivania al termine della giornata lavorativa. L’importante è che serva a definire il tempo dedicato a questo impegno.

Photo credit: OLI SCARFF - Getty Images
Photo credit: OLI SCARFF - Getty Images

COME ORGANIZZARE LA GIORNATA DI LAVORO A CASA: DEFINIRE LO SPAZIO

Non tutti hanno a disposizione uno studio in casa dove dedicarsi all’attività lavorativa. Chi è fortunato ha una scrivania che può utilizzare per questo, ma in molti si trovano a dover usare il tavolo da pranzo. In questo caso, si può concordare l’utilizzo dello spazio comune con gli altri membri della famiglia e stabilire alcune regole che permettano di mantenere questi ambienti funzionali per tutti. A questo scopo, possono tornare utili carrelli con ruote e scatole con manici, dove riporre documenti e materiali necessari allo svolgimento delle attività al termine del lavoro, lasciando velocemente in ordine lo spazio che si è utilizzato.

COME ORGANIZZARE LA GIORNATA DI LAVORO A CASA: CONCENTRARE LE ENERGIE

Per completare il quadro non si può non accennare a qualche consiglio per ottimizzare le energie e aumentare la concentrazione. Non tanto per una necessità di produttività fine a se stessa, quanto per essere sicuri di riuscire a portare a termine quanto ci si è prefissato, entro i tempi stabiliti, godendosi il proprio tempo libero facendo qualcosa di appagante e rilassante:

Considerare il proprio cronotipo: ossia, valutare in quale momento della giornata si tende a essere più produttivi, per concentrare lì i lavori più intensi e tenere per un altro momento i compiti che richiedono meno attenzione.

Lasciare il telefono fuori dalla propria vista, e, se non lo si può fare perché rappresenta uno strumento di lavoro, silenziare le notifiche delle app, evitando inutili interruzioni.

● Se le email rappresentano una fonte di distrazione, e se il tipo di lavoro lo permette, si possono definire delle fasce orarie da dedicare alla gestione della posta elettronica e consultarla solo in questi momenti, disattivando le notifiche. Comunicare gli orari in cui si leggono le mail a partner e collaboratori, li metterà al corrente su quando aspettarsi le risposte ai loro messaggi e permetterà loro di decidere di contattarvi diversamente, in caso di urgenze.

● Sperimentare quanti più strumenti possibili per trovare quelli che aiutano a mantenere alta la produttività e la concentrazione. Alcuni esempi? App, timer, musica, planner, liste.

Partendo dall’idea di progettare spazi, tempi ed energie, è possibile disegnare la giornata lavorativa attorno a noi, rendendola sostenibile, se non addirittura piacevole. Anche in un momento complesso come quello attuale.